Mesajlaşma platformları ve sosyal medyanın popülerliğine rağmen e-posta ile haberleşme ve iletişim kurmak, iş dünyasındaki yazılı iletişimin en yaygın biçimi olmaya devam etmektedir. Buna rağmen resmi içerikli e-postalardaki anlatım ve tarz sıkça istismar edilmektedir. İş arkadaşlarınızla, iş ortaklarınızla veya patronunuzla yaptığınız e-posta yazışmalarındaki anlatım tarzınız ve yazı ile ifade oldukça önem taşımaktadır. Örneğin gayet iyi niyetle yazdığınız yahut mantıklı olarak saydığınız şeyler yanlış anlatmanızdan dolayı tam tersi olarak gelebilir. Peki bu nasıl aşılır, profesyonel e-posta nasıl yazılır?
Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır?
Yazdığınız mesajda ana noktanızı her zaman açılış cümlenize koyun. Kimse okuduğu e-postada son paragraflarda bir sürpriz beklemez, girişi önemserler.
Attığınız e-postalarda kısaltmalar veya alışılmamış kalıplar kullanmayın. Gayet açık bir şekilde niyetinizi, yazma sebebinizi belirtin.
E-postanızın 3 paragraftan daha uzun olmaması gerekir. Bu konusuna göre değişse de 200 kelimeden sonrası size olumsuz bir geri dönüş yaşatabilir. Kısa ve öz tuttuğunuz paragraflarda niyetinizi açıkça belirtin.
Nazik anlatımlara yer verin. Profesyonel olması için bir makale tarzında yazdığınız e-postalar can sıkıcı olabilir. Bu yüzden yazınızda Lütfen, rica gibi kelimeleri aşırıya kaçmayacak şekilde ekleyin.
Yazdığınız e-postanın sonuna kişisel bilgilerinizi eklemeyi unutmayın. E-postayı gönderdiğiniz kişinin size telefon numaranız ile geri dönüş yapabilmesini de mümkün hale getirin.
Son olarak size gelen maillere ne zaman cevap yollayacağınızı düşünüyorsanız bunun kısa süre içinde olması gerektiğini bilin. Gelen maillere en fazla 24 saat içinde, yukarıdaki kurallara uyarak cevap niteliğinde bilgi yollayın.
